L’importanza del budget

L’importanza del budget

L’importanza del budget deve essere chiara, perchè questo è la bussola che guiderà gli sposi in tutte le scelte relative all’organizzazione del matrimonio.

Il budget è il totale delle somme stanziate per le nozze.
E’ formato da un elenco dei costi divisi per tipologia, la cui somma non deve superare il totale fissato dal cliente. E devono essere inserite TUTTE le voci di spesa.

Perché fissare un budget è così importante?

L'importanza del budgetNon si può semplicemente decidere cosa si vuole e andare a cercarlo al miglior prezzo?

La risposta sincera è… no.

Cioè, si potrebbe fare e in effetti tantissimo sposi lo fanno. Ma non è il modo migliore né il più conveniente per organizzare il proprio matrimonio.

All’interno di un matrimonio ci sono tantissime voci di costo. Le più note sono il ristorante o la location con il catering, il vestito della sposa e gli addobbi floreali.
Ma ce ne sono tantissime altre che le coppie generalmente non considerano fintanto che non si trovano a doverle effettivamente pagare.

Un esempio banale?
La musica. Perché non c’è solo il costo dei musicisti, ma c’è anche quello della Siae.

Un altro esempio?
Il noleggio di tutti gli accessori come i candelabri o i vasi per la confettata. Perché non sempre la location li ha. Anzi, diciamo che non li ha quasi mai.

Certamente sono voci di per sé non enormi, se prese singolarmente.
Ma il fatto è che poi, sommate tutte insieme, vanno ad incidere in modo notevole.

Come si determina il budget?

Data l’importanza del budget, come si fa a preventivare quanto si potrà spendere?

Innanzi tutto gli sposi devono sedersi a tavolino e, con molta onestà verso sé stessi e verso la famiglia che stanno per creare, devono valutare qual è la cifra REALE che possono permettersi di spendere.

Una volta ottenuta la cifra massima spendibile, è bene togliere il 5% o anche il 10%. Questa percentuale andrà a fare da “fondo cassa” per tutte le spese extra impreviste. Per tutte quelle piccole cose che possono servire (es: stampe in più, nastri, bolle di sapone, giochi per i bimbi…) e che, per qualche motivo, si sono aggiunte all’ultimo momento.
Una volta detratta questa cifra, quello sarà il vostro budget per il matrimonio. Da non sforare. Tassativo.

Come gestisco il budget?

Come gestire il budgetUna volta trovato l’ammontare complessivo, come gestisco il budget?
Come faccio a sapere quale parte di budget destinare a certe spese e quale parte ad altre?

Bisogna fare un elenco il più dettagliato possibile di tutte le spese e attribuire a ciascuna di esse una quota, una percentuale del totale.

In generale potremmo suddividere così le percentuali.

La spesa più grossa è il ricevimento, che comprende ristorante o location+catering, la torta, l’eventuale open bar, ecc… che ritaglia circa il 45% del budget.

Poi l’altra spesa importante è costituita dagli abiti degli sposi (compresi, scarpe, accessori, trucco e parrucco), che impegna circa il 25% del budget.

E infine rimangono le spese più piccole, quali la cerimonia (1%), foto e video (10%), musica (5%), fiori (7%), trasporti (2%), stationery e bomboniere (5%).

Sempre che le fedi le regali qualcuno. Altrimenti bisogna mettere in conto anche quelle.

Costi fissi e costi variabili

Bisogna aver ben presente la differenza, perchè incidono in modo diverso sul budget.

Le spese variabili dipendono dal numero degli invitati. Aumentano all’aumentare del numero degli ospiti. Come il ristorante o le bomboniere, per esempio.
le spese fisse sono quelle che rimangono invariate che ci siano 10 o 100 invitati. Come il fotografo o gli abiti degli sposi.

Budget: costi fissi e variabiliPer contenere i costi delle nozze, quasi tutti vanno a giocare sulle spese variabili, perchè pensano che fare un matrimonio con pochi invitati sia meno costoso.
E in effetti lo è, ma la riduzione del costo è meno che proporzionale. Cioè è vero che c’è una riduzione della spesa, ma è anche vero che non è una riduzione così forte ed importante come si potrebbe pensare.
Se un matrimonio con 100 invitati può costarmi 25.000 euro, un matrimonio con 30 invitati me ne può costare 15.000. Quindi il numero degli invitati si è ridotto del 70%, ma la spesa si è ridotta solo del 40%.

Questo accade perchè è necessario “giocare” sui costi variabili ma anche su quelli fissi. E la wedding planner sa come fare.

Esempio di budget medio-alto

Facciamo un primo esempio di un possibile budget di matrimonio abbastanza aderente alla realtà. Per un matrimonio dignitoso (ma non esoso) con 100 invitati, nel Nord Italia (è bene specificare).
Calcoliamo, come primo esempio, € 25.000 di budget.

Una volta detratta una quota per il “fondo cassa”, otteniamo € 23.000.
Partiamo con i costi fissi (arrotondati sempre per difetto):
Fotografo = 2.300
Abiti degli sposi = 5.700
Cerimonia = 230
Musica = 1.150 + Siae
Fiori = 1.600
Trasporti = 460

Passando ai costi variabili, calcolando sempre che stiamo valutando un matrimonio con 100 invitati, abbiamo:
Bomboniere e Stationery = 1.150
Ricevimento = 10.350

Queste sono le cifre che potreste spendere per ciascuna di queste voci.
Per ogni variazione su una, deve esserne variata un’altra in modo da rispettare il budget totale.

Esempio di budget basso

Faccio un secondo esempio con un budget ridotto, in modo che sia comprensibile – numeri alla mano – come il costo del matrimonio ci metta un attimo ad alzarsi. E, di conseguenza, quale sia effettivamente l’importanza di avere un budget predefinito.

Rimaniamo sempre con l’esempio del matrimonio con 100 invitati, nel Nord Italia. E questa volta il budget sarà 15.000 euro.

Prima di tutto, togliamo la quota di “fondo-cassa”. Quindi dai 15.000 euro arriviamo a 13.500 euro di budget totale.
Iniziamo dai costi fissi (leggermente arrotondati):
Fotografo = 1.300
Abiti degli sposi = 3.700
Cerimonia = 135
Musica = 750 + Siae
Fiori = 1.000
Trasporti = 300

Guardando ai costi variabili, invece, abbiamo:
Stationery e bomboniere = 750
Ricevimento = 6.700

E’ chiaro che un matrimonio si può fare anche con budget ridotto. Si può fare anche con 5.000 euro, volendo. Ma si dovrà essere un po’ elastici su alcune cose. E fare tutto in modo un po’ più rock.

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