“Va beh, ma quello che fa la Wedding Planner posso farlo anche io, per il mio matrimonio. Non serve mica una laurea!”
Questa è una delle affermazioni che ho sentito fare più spesso nel corso degli anni. E devo dire che effettivamente è vero, non serve una laurea e non sono cose complicate, di per sé. E sono convintissima che chiunque possa fare quello che faccio io, tanto che lo dico chiaramente anche nella primissima puntata del mio podcast.
Ma chissà com’è che poi tutte le spose, sotto data, se ne vengono fuori sempre con la frase: “Che stress organizzare il matrimonio“.
Ed è esattamente questo il punto!!
Adesso vi racconto alcune delle cose che faccio e che spero vi facciano un minimo capire la quantità (e qualità) di lavoro che c’è dietro.
La ricerca della location
La location è sicuramente il primo fornitore da cercare e bisogna iniziare subito, soprattutto se ci si sposa di venerdì o di sabato in altissima stagione (tra giugno e settembre).
Ma come si cerca una location??
Si parte con il capire cosa vogliono gli sposi, qual è il loro posto dei sogni. Un castello o una villa storica? Un agriturismo o una baita di montagna? In questa parte è importante anche capire lo stile che deve avere il matrimonio, se elegante, classico, boho chic, rustico... perché ovviamente la location deve rispecchiarlo.
Poi si stabilisce il dove.
Vicino a casa? Al mare? Sul lago? O meglio in montagna?
Infine, un dettaglio molto molto importante: quanti invitati deve poter ospitare? Si sottintende al coperto, quindi per il piano B. Perché tantissime location hanno immensi parchi, ma se poi piove devi essere certo di poterli far stare tutti al coperto.
Una volta che abbiamo in mano tutti questi elementi, si parte con la ricerca, usando come bussola anche (e soprattutto) il budget desinato alla location.
E voi direte: "Va bene, che ci vuole? Uso Chatgpt e faccio una ricerchina veloce. Mezz'ora al massimo e ho una lista di location possibili".
Seeee... ciaone.
Vi dico solo che per un mio matrimonio gli sposi volevano una location storica con vista mare o lago. Ma una bella vista, non un semplice scorcio. Che contenesse 130/140 persone. Con cucina interna (niente catering esterno). Con un budget di massimo €120 a persona. Su tutta Italia... ma abbastanza comodo da raggiungere da altre regioni.
Ecco, quando ti trovi davanti una richiesta del genere, già sai che sarà una bellissima sfida. Che vincerai, questo è sicuro. Ma non è dato sapere quando.
Nel mio caso, ci ho messo 61 ore, visionando 184 location e selezionandone 82 a cui ho chiesto dei preventivi da sottoporre agli sposi.
E poi sì, l'abbiamo trovata.
Il giorno prima del matrimonio
Se il giorno prima delle nozze in location non ci sono altri eventi, solitamente porto lì la gran parte materiale.
O meglio… quella parte che sono sicura che non si rovini e non si rompa. Perché fidarsi è bene, ma non fidarsi è molto, molto meglio.
Quindi il giorno prima è dedicato al facchinaggio, agli ultimi controlli in location e un ultimo check con il location manager, soprattutto riguardo il mio orario di arrivo il giorno dopo (non avete idea di quante volte mi è capitato di arrivare in location e trovare chiuso e dover aspettare magari anche mezzora che arrivasse il personale).
Il giorno delle nozze
Di solito sono operativa una decina di ore prima del matrimonio.
Se la cerimonia inizia alle 18, io alle 8 di mattina sono già in piedi, preparo lo zaino con tutto l’occorrente e mi trovo in location con la mia collaboratrice, per iniziare ad allestire tutto.
Poi, un paio di ore prima della cerimonia, lascio la collaboratrice in location a finire di preparare tutto e io vado sul luogo della cerimonia (se non viene fatta nella location stessa).
Breve tappa dalla sposa a controllare come procede la preparazione e poi in chiesa o in municipio per coordinare l’arrivo di ospiti, celebrante, fiorista, musicisti.
Finita la cerimonia, raccatto i libretti, i fiori e il riso avanzati, lancio tutto in auto e mi scapicollo di nuovo in location
A fine giornata
Alla fine dell’ultimo matrimonio di quest’anno il mio contapassi segnava 24.579 passi. Gli ultimi 5.000 sono per il disallestimento.
Mentre gli ultimi invitati finiscono di ballare, io inizio a smontare il tableau, raccolgo i segnaposti e i segnatavoli rimasti, risistemo il tavolo delle bomboniere dove sono rimaste solo le ultime, sparpagliate qua e là. Recupero i vari nastri e fiori rimasti, ritiro i vasi se i confetti sono finiti, controllo che tutti abbiano un posto in macchina per tornare a casa… E faccio la buttafuori.
Sì, perché i contratti con tutte le location prevedono un orario di fine, passato il quale si paga un extra time. Se gli sposi non vogliono pagare questo extra, devono lasciar libera la location.
Dopo che tutti sono andati, io smonto quello che rimane, lo carico in auto e vado in ufficio. Dove, non avendo il box, devo scaricare tutto.
Poi, finalmente, vado a dormire.
Circa 18 ore dall’inizio della mia giornata.
Possono farle gli sposi stessi?
Sì, certo. Almeno… molte di queste le possono fare loro. Non quelle da eseguire durante la giornata di nozze, ovviamente. Ma di tutto quello che viene prima e dopo possono occuparsi loro.
Può farlo qualcuno vicino alla coppia?
Sì, certo. Anche se forse potrerebbe via buona parte del divertimento. Soprattutto quando bisogna gestire qualche imprevisto.
In realtà nulla di particolare.
Volevo solo raccontarvi la parte meno social del mio lavoro, quella meno patinata e meno comoda, che non è fatta di foto in giacca e cartellina a sistemare il fiorellino sul tavolo. Ma è fatta di sudore, caldo, chilometri percorsi, telefono sempre in mano e mille occhi a controllare tutto.
La parte reale. Quella che nessuno dice mai.
E che se ti ci trovi nel mezzo mentre sei invitata ad un matrimonio e sei incaricata di gestire tutto, hai diritto di conoscere prima.
Articolo di Cristina Corazza – Rock Wedding Planner