La lista degli invitati è sempre una grande preoccupazione per gli sposi.
Chi invitare? O meglio: chi lasciare fuori??
Se poi gli invitati sono troppi? E se invece si taglia la lista e poi sono toppo pochi?
Ma se si riduce il numero e poi tanti non vengono e c’è un numero minimo concordato con la location?
Sono tutti dubbi legittimi ed è normale che una coppia si ponga queste domande.
Alcune scelte non sono per niente facili, ma esistono dei trucchetti per semplificarsi la vita.
Volete sapere cosa consiglio sempre ai miei sposi?
Il calo fisiologico
La prima cosa che bisogna sempre tenere a mente è che le persone che voi mettete sulla lista non verranno mai tutte.
Rispetto al numero di partecipazioni consegnate, c'è un calo di circa il 20%. Cioè circa il 20% di persone che avete invitato vi dirà che non può venire al vostro matrimonio.
Se avete mandato le partecipazioni pensando ad un totale di 100 persone, sappiate che con molta probabilità vi troverete con sole 80 conferme. Più o meno.
Questo è da tenere bene in considerazione e vi tornerà utile più tardi.
Ora passiamo al primo "trucchetto" per gestire la lista invitati.
La prima lista… enorme
Quello che consiglio ai miei sposi è di partire da una lista… enorme.
Sì, avete capito bene, una lista enorme. Un “listone”, insomma.
Un elenco di tutte le persone che vi vengono in mente che potreste anche solo per ipotesi invitare.
Ma proprio tutte, eh!
Parenti di ventesimo grado, vicini di casa, maestra delle elementari, cugini del portinaio… tutti.
In questo modo otterrete una lista invitati folle, ma saprete anche che quello è il numero massimo di persone che potreste avere al matrimonio. Più di quelle è impossibile, da lì potete solo scendere.
Inoltre, questa lista enorme ha anche lo scopo di aiutarvi nella ricerca della location.
Quando siete alla ricerca del luogo perfetto per il vostro ricevimento, infatti, dovete sempre controllare la capienza massima sia per il piano A che per il piano B. E di conseguenza, avendo il numero massimo di invitati, potete capire se la capienza della location può avere un senso per voi, dopo aver fatto le opportune scremature.
Vi faccio un esempio numerico, così risulta più chiaro.
Se voi avete un mega listone da 300 invitati e la location ne può contenere al massimo 100… difficilmente ci starete.
Perché, anche nella migliore delle ipotesi, taglierete la lista della metà (non succede mai) e arriverete a 150 ospiti.
Togliete il famoso 20% di calo fisiologico e arrivate a 120 persone.
Quindi, in questo caso, partendo da una lista di 300 ospiti, potete dedurre che vi servirà una location che contenga circa 150/170 persone.
Ma non è finita qui.
Le domande da fare in location
Immaginate questa situazione: avete trovato una location che vi piace e prendete appuntamento per andare a vederla.
Quando vi trovate lì, con il location manager, dovete ricordarvi di fare tre domande.
- Chiedere conferma della capienza, sai per il piano A che per il piano B. Perché spesso i vari siti internet e piattaforme di ricerca fornitori sono un po’ ottimistici riguardo il numero effettivo che le location possono contenere.
- Chiedere il prezzo per persona, perché vi serve per fare i conti con il budget che avete a disposizione.
- Chiedere se c’è un numero minimo garantito.
Se non sapete cosa sia il minimo garantito, niente panico. Ve lo spiego io.
Il minimo garantito: cos’è?
Si tratta del numero minimo di invitati che la location vi chiede di avere e per i quali dovrete in ogni caso pagare.
Se, per esempio, la location ha un minimo garantito di 100 persone e voi arrivate con 80 ospiti, in ogni caso dovrete pagare per 100.
No, non è una truffa. E’ semplicemente il modo con cui la location si premunisce dall’avere dei costi maggiori dei ricavi. Ed è una pratica comune applicarlo.
Conoscere questo numero vi permette di avere non solo un numero massimo di invitati, che avete stabilito con la mega-lista, ma anche un numero minimo legato, per l’appunto, a quello che deve essere garantito alla location.
Adesso è il momento di fare i cosiddetti “conti della serva”.
Conoscete il prezzo per persona e sapete il numero minimo di invitati per i quali dovrete comunque pagare. Basta fare una semplice moltiplicazione per sapere quello che vi costerebbe in totale il minimo garantito imposto dalla location.
Valutate il vostro budget, capite come si colloca questa cifra e calcolate così quante persone in più rispetto al minimo garantivo potete permettervi di invitare.
Poi, volendo, c’è qualche altro trucchettino da Planner che si può mettere in atto per semplificare ulteriormente le cose. Ma questi sono solo per i clienti ;-P
By Cristina Corazza – Rock Wedding Planner